Como ativar, liberar acessos e compartilhar jobs com clientes no Operand

Com o objetivo de melhorar a comunicação entre sua empresa e o seu cliente, facilitando o processo de aprovação de peças, acompanhamento e/ou solicitação de novos jobs, o Operand disponibiliza o acesso cliente. 

  1. Ativação do recurso no Operand
  2. Definição das permissões e clientes que terão acesso
  3. Liberação do acesso dos contatos do cliente
  4. Briefing para cliente solicitar demandas
  5. Compartilhando jobs com clientes
  6. Comunicação e aprovação de peças com o cliente
  7. Como visualizar jobs solicitados pelo cliente
  8. Alinhamentos com cliente para uso adequado do recurso

Ativação do módulo de jobs para acesso do cliente

A ativação do recurso só pode ser feita por um usuário com acesso administrador.

O primeiro passo, para ativar o recurso, é acessar seu avatar > configurações > no lado esquerdo escolher a opção módulos e funções e verificar se a funcionalidade está ativa. Se não estiver, basta ativar. Depois, ainda em configurações > acesso cliente > basta acessar a opção módulos e dar um checkzinho no módulo de jobs. 

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    O recurso não possui nenhum tipo de custo adicional ❤️

    Adição de perfis de clientes e definição das permissões de acesso

    O próximo passo é a adição de perfis de clientes e definição das permissões de acesso que o seu cliente terá ao acessar o Operand. É possível disponibilizar o acesso para a quantidade de clientes que você desejar. 

    Ainda em configurações > acesso cliente, você deve acessar a opção perfis de permissão > clicar em adicionar > selecionar o cliente que terá acesso. Abrirá uma tela com todas as permissões possíveis para que você selecione as que serão concedidas ao cliente. 

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    Depois, em usuários relacionados, você deverá selecionar todos os usuários da sua equipe que poderão ter contato com o cliente externo.

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    Quando concluir essa etapa, basta salvar. 

    Adição dos contatos do cliente

    Agora, chegou o momento de realizar a liberação dos acessos. Em configurações > acesso cliente, selecione a opção contatos > clique em adicionar contato do cliente > preencha o nome, e-mail e o cliente relacionado a esse contato > clique em enviar convite. 

    É possível cadastrar vários contatos para um mesmo cliente e todos terão a mesma permissão, conforme configurado anteriormente. 

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    O contato do cliente adicionado vai receber um e-mail de convite com as informações de acesso.

    Para remover o acesso, basta abrir o cadastro do contato e, em acesso ao sistema, deixar como não. 

    Ah, caso esse contato apenas saia de um cliente para trabalhar em um outro cliente seu, basta editar o acesso dele e alterar o campo cliente e o e-mail de acesso, provavelmente.

    Briefing para cliente abrir solicitar demandas

    Se sua empresa deseja liberar a possibilidade do cliente solicitar demandas pelo Operand, recomendamos a criação de um briefing padrão, pelo menos, para que o cliente dê algumas informações sobre o que espera daquele job solicitado.

    Esse briefing predefinido, a ser selecionado pelo cliente, aparecerá somente no acesso do cliente e não é obrigatório. 

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    Compartilhando jobs com contatos do cliente

    Com os acessos já liberados, chegou o momento mais esperado: o compartilhamento do job, de acordo com as permissões concedidas anteriormente, para que o cliente tenha acesso às suas demandas e possa se comunicar com sua empresa. 

    Na interface do job, no canto superior direito clique no ícone de compartilhamento > adicionar contatos do cliente > selecione os contatos do cliente > compartilhar. 

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    Atenção: os contatos só serão exibidos se estiverem sido cadastrados nas configurações do acesso cliente.

    O sistema irá exibir uma mensagem de confirmação de compartilhamento e o ícone ficará na cor laranja para sinalizar que o job foi compartilhado.

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    Comunicação com o cliente e aprovação de peças

    Como o cliente estará envolvido ao job, sua empresa poderá se comunicar com ele pelos comentários dos jobs, conforme permissões concedidas. 

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    E solicitar aprovação de peças, conforme funcionalidade já utilizada internamente pela sua empresa. 

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    Se você precisar adicionar 10 anexos nesse job e solicitar a aprovação de todos eles, é possível. Mas cada um terá sua aprovação de forma individual, ok?

    Porém, sempre orientamos a tratar uma peça como um job. Para refrescar a memória, dá uma olhada no vídeo sobre a estrutura lógica do Op

    Ah, o tamanho máximo de um anexo a ser inserido no sistema é de 512MB. 

    Com a inclusão de anexos e envolvimento do cliente no Operand, é possível que em algum momento o espaço de armazenamento fique cheio. Nesse caso, você tem duas alternativas: definir uma rotina regular para exclusão dos anexos mais antigos, que já passaram da etapa de aprovação, ou contratação de mais espaço

    No caso da aprovação de textos, indicamos que seja utilizado o recurso de comentários em jobs, incluindo o link do arquivo, e instruindo o cliente na utilização desse campo junto à possibilidade de reagir positivamente, ou não, ao comentário

    Como visualizar jobs solicitados pelo cliente

    O seu cliente, dependendo da permissão que tiver, poderá solicitar jobs para a sua empresa. Ele precisará preencher algumas informações obrigatórias, como o título, e as outras dependem da orientação da sua empresa, como a inclusão do responsável, que geralmente é o atendimento responsável por ele, o prazo desejado, e o preenchimento do briefing padrão. 

    Na pauta da sua empresa, esse job estará indicado com o ícone de compartilhamento na cor vermelha e, por padrão, ele entrará no projeto geral do cliente. Ou seja, é de responsabilidade da sua empresa mover esse job para o projeto correto, após o cadastro dele no sistema. 

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    A qualquer momento, sua empresa pode descompartilhar os jobs, sejam aqueles criados pela agência, como também aqueles criados pelo seu cliente. 

    Alinhamentos com o seu cliente

    Como você pôde perceber, o acesso cliente possui muitas possibilidades. Por esse motivo, é importante definir como sua agência deseja utilizar o recurso e orientar o cliente na melhor forma de utilização, alinhando expectativas, para que o relacionamento e comunicação entre vocês seja ainda melhor. 

    Ah, criamos um material específico para o seu cliente entender, de forma geral, como o Operand pode ser utilizado. Não deixe de compartilhar com ele.