O PP é um documento que formaliza o acordo com um fornecedor de que uma peça, por exemplo, será produzida.
Aqui você vai ver:
- Como cadastrar um pedido de produção;
- Como incluir itens, quantidades e fornecedores;
- Como incluir o valor de comissão e honorários;
- Como exportar a cotação;
- Como exportar a estimativa de custos;
- Como incluir observações gerais para clientes e fornecedores;
- Como aprovar e exportar o pedido de produção;
- Como definir o faturamento e enviá-lo para o financeiro.
Todo documento no Operand é vinculado a um projeto e, com a produção, não é diferente. Por isso, antes de realizar o cadastro do PP no sistema, certifique-se de que o projeto relacionado a essa produção, já foi devidamente cadastrado 😊
Antes de te contar como realizar o processo de criação da produção no OP, é importante que você saiba que é possível realizar várias pré-configurações para otimizar tempo na hora de montagem do documento. Entre elas está o cadastro de comissão, honorários e instrução de faturamento por clientes.
O PP, geralmente, é separado em três etapas: cotação, estimativa de custos e, por fim, o pedido de produção em si.
Como cadastrar um pedido de produção
É possível realizar o cadastro do PP por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de produção. Nesse módulo, em adicionar, preencha os campos obrigatórios que são o título e cliente. Os outros campos não são obrigatórios, mas a seleção de um projeto, definição de prazo e mais informações no briefing são bem importantes. Quanto mais informações, melhor! Depois é só salvar, salvar e editar ou salvar e adicionar novo.
A produção ficará na pauta para que o preenchimento das demais informações seja realizado.
Se não vincular a um projeto já existente, o sistema criará automaticamente um projeto “Geral”.
Como incluir itens, quantidades e fornecedores
Os campos para a inserção das informações, vão aparecendo aos poucos. O primeiro passo é incluir os itens que serão produzidos e suas respectivas quantidades.
Depois, é necessário definir os fornecedores que produzirão os materiais.
É possível avaliar vários requisitos dos fornecedores, dentro do cadastro deles, até chegar a uma média. Essa média aparece no módulo de produção, ao escolher o fornecedor.
Como incluir o valor de comissão e honorários
A comissão é uma parte do valor da produção que ficará para a sua empresa. Esse valor geralmente é pago pelo fornecedor, mas existem acordos em que o cliente é quem paga a comissão. Esse valor já está embutido no valor da produção.
Os honorários são valores que sua empresa irá ganhar, do cliente, por realizar essa ponte entre seu cliente e o fornecedor. Esse valor, quando informado, é acrescido no total do PP.
Resumindo: comissão faz parte do valor da produção e honorários é um valor a parte.
Essas duas informações podem ser incluídas no PP e serão levadas em consideração na hora de gerar o faturamento e enviá-lo para o financeiro.
Como exportar a cotação
A cotação é o documento que será enviado aos fornecedores e basta clicar em exportar, depois em gerar a cotação, personalizar quais informações devem aparecer no documento para, enfim, gerar PDF ou imprimir para enviar aos fornecedores.
Se são vários fornecedores e a mesma quantidade a ser cotada com todos eles, deixe sim em incluir na CO/EC em apenas um deles e na hora de exportar, oculte os fornecedores.
A cotação sempre estará com os espaços do valor unitário e total em branco, porque trata-se de um documento em que os fornecedores é que irão fazer esse preenchimento.
Como exportar a estimativa de custos
A estimativa de custos é o documento que será apresentado ao cliente, já com os valores que os fornecedores informaram, para que ele escolha quem irá produzir o material.
Você pode personalizar esse documento antes de exportá-lo. Ou seja, se for interessante mostrar para o seu cliente quais são os fornecedores cotados, é só deixar essa opção marcada.
Caso você não queira que as informações de um fornecedor apareçam no documento, basta inativar a quantidade específica ou, se for o fornecedor como um todo, deixar não em incluir na CO/EC.
Como incluir observações gerais para clientes e fornecedores
Sabemos que, muitas vezes, é preciso passar alguma orientação para o fornecedor e também para o cliente. Documentação é fundamental!
Existem dois campos específicos para observações, tanto para clientes como para fornecedores.
Além disso, é possível incluir informações relacionadas às condições de pagamento.
Reforçando: há ainda a facilidade de pré-cadastrar essas observações, quando são padrões, na configurações do módulo de produção.
Como aprovar e exportar o pedido de produção
O pedido de produção é a formalização de que a peça criada será, enfim, produzida!
Ainda na fase de estimativa de custos, é preciso aprovar o item que o cliente escolheu para então acessar a aba pedido de produção.
Ao exportar o PP, é possível personalizar quais informações irão, ou não, aparecer. Isso vale para a visão Fornecedor e também do Cliente.
As diferenças entre um e outro estão no que interessa para cada um deles.
Se tiverem vários fornecedores, é preciso exportar o documento um de cada vez.
Como definir o faturamento e enviá-lo para o financeiro
Cada empresa trabalha de um jeito específico e tem suas negociações com clientes e fornecedores. No sistema, é possível escolher uma das opções de instrução de faturamento e visualizar na descrição, que é pra não ter erro, se os lançamentos serão recebidos/cobrados das pessoas certas.
Se necessário, é possível editar faturamento para escolher a melhor data de vencimento, se a condição de pagamento será parcelada, e, em quantas vezes, para então salvar e enviar para o financeiro.
Depois de enviada para o financeiro, não é mais possível realizar edições no documento, sendo necessária a reabertura dela, por um usuário que, além de produção, tenha permissão de acesso no financeiro, já que a ação envolve alteração das faturas.
Além de todo esse processo de geração do documento, vale ressaltar que a gestão dele também é importante. Ou seja, altere o status sempre que a produção passar para uma nova etapa e conclua o documento quando tudo relacionado a ele já esteja resolvido.
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