O que é e como gerar um pedido de produção (PP) no Operand

O PP é um documento que formaliza o acordo com um fornecedor de que uma peça, por exemplo, será produzida.

Todo documento no Operand é vinculado a um projeto e, com a produção, não é diferente. Por isso, antes de realizar o cadastro do PP no sistema, certifique-se de que o projeto relacionado a essa produção, já foi devidamente cadastrado 😊

Antes de te contar como realizar o processo de criação da produção no OP, é importante que você saiba que é possível realizar várias pré-configurações para otimizar tempo na hora de montagem do documento. Entre elas está o cadastro de comissão, honorários e instrução de faturamento por clientes.

O PP, geralmente, é separado em três etapas: cotação, estimativa de custos e, por fim, o pedido de produção em si.

Como cadastrar um pedido de produção

É possível realizar o cadastro do PP por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de produção. Nesse módulo, em adicionar, preencha os campos obrigatórios que são o título e cliente. Os outros campos não são obrigatórios, mas a seleção de um projeto, definição de prazo e mais informações no briefing são bem importantes. Quanto mais informações, melhor! Depois é só salvar, salvar e editar ou salvar e adicionar novo

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A produção ficará na pauta para que o preenchimento das demais informações seja realizado. 

Se não vincular a um projeto já existente, o sistema criará automaticamente um projeto “Geral”.

Como incluir itens, quantidades e fornecedores

Os campos para a inserção das informações, vão aparecendo aos poucos. O primeiro passo é incluir os itens que serão produzidos e suas respectivas quantidades

Depois, é necessário definir os fornecedores que produzirão os materiais. 

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É possível avaliar vários requisitos dos fornecedores, dentro do cadastro deles, até chegar a uma média. Essa média aparece no módulo de produção, ao escolher o fornecedor.

Como incluir o valor de comissão e honorários

A comissão é uma parte do valor da produção que ficará para a sua empresa. Esse valor geralmente é pago pelo fornecedor, mas existem acordos em que o cliente é quem paga a comissão. Esse valor já está embutido no valor da produção.

Os honorários são valores que sua empresa irá ganhar, do cliente, por realizar essa ponte entre seu cliente e o fornecedor. Esse valor, quando informado, é acrescido no total do PP.

Resumindo: comissão faz parte do valor da produção e honorários é um valor a parte.

Essas duas informações podem ser incluídas no PP e serão levadas em consideração na hora de gerar o faturamento e enviá-lo para o financeiro.

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Como exportar a cotação

A cotação é o documento que será enviado aos fornecedores e basta clicar em exportar, depois em gerar a cotação, personalizar quais informações devem aparecer no documento para, enfim, gerar PDF ou imprimir para enviar aos fornecedores.

Se são vários fornecedores e a mesma quantidade a ser cotada com todos eles, deixe sim em incluir na CO/EC em apenas um deles e na hora de exportar, oculte os fornecedores.

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A cotação sempre estará com os espaços do valor unitário e total em branco, porque trata-se de um documento em que os fornecedores é que irão fazer esse preenchimento.

Como exportar a estimativa de custos

A estimativa de custos é o documento que será apresentado ao cliente, já com os valores que os fornecedores informaram, para que ele escolha quem irá produzir o material. 

Você pode personalizar esse documento antes de exportá-lo. Ou seja, se for interessante mostrar para o seu cliente quais são os fornecedores cotados, é só deixar essa opção marcada. 

Caso você não queira que as informações de um fornecedor apareçam no documento, basta inativar a quantidade específica ou, se for o fornecedor como um todo, deixar não em incluir na CO/EC.

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Como incluir observações gerais para clientes e fornecedores

Sabemos que, muitas vezes, é preciso passar alguma orientação para o fornecedor e também para o cliente. Documentação é fundamental!

Existem dois campos específicos para observações, tanto para clientes como para fornecedores. 

Além disso, é possível incluir informações relacionadas às condições de pagamento.

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Reforçando: há ainda a facilidade de pré-cadastrar essas observações, quando são padrões, na configurações do módulo de produção.

Como aprovar e exportar o pedido de produção

O pedido de produção é a formalização de que a peça criada será, enfim, produzida!

Ainda na fase de estimativa de custos, é preciso aprovar o item que o cliente escolheu para então acessar a aba pedido de produção.

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Ao exportar o PP, é possível personalizar quais informações irão, ou não, aparecer.  Isso vale para a visão Fornecedor e também do Cliente.

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As diferenças entre um e outro estão no que interessa para cada um deles. 

Se tiverem vários fornecedores, é preciso exportar o documento um de cada vez.

Como definir o faturamento e enviá-lo para o financeiro

Cada empresa trabalha de um jeito específico e tem suas negociações com clientes e fornecedores. No sistema, é possível escolher uma das opções de instrução de faturamento e visualizar na descrição, que é pra não ter erro, se os lançamentos serão recebidos/cobrados das pessoas certas.

Se necessário, é possível editar faturamento para escolher a melhor data de vencimento, se a condição de pagamento será parcelada, e, em quantas vezes, para então salvar e enviar para o financeiro.

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Depois de enviada para o financeiro, não é mais possível realizar edições no documento, sendo necessária a reabertura dela, por um usuário que, além de produção, tenha permissão de acesso no financeiro, já que a ação envolve alteração das faturas. 

Além de todo esse processo de geração do documento, vale ressaltar que a gestão dele também é importante. Ou seja, altere o status sempre que a produção passar para uma nova etapa e conclua o documento quando tudo relacionado a ele já esteja resolvido.

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