Como realizar a conciliação bancária no Operand

Um dos desafios da área financeira é, certamente, manter os registros do Operand de acordo com os valores existentes no extrato bancário. No OP, com a conciliação bancária, é possível fazer essa gestão e, de certo modo, fazer com que o sistema seja um espelho da sua conta. 

O processo da conciliação, basicamente, funciona assim: você importa o extrato bancário para o sistema e “amarra” com o lançamento financeiro relacionado à transação financeira que foi realizada na sua conta. Com isso, o lançamento é quitado com o valor, conta e data correta e você garante que o controle no OP esteja fiel à realidade da sua empresa. 

O primeiro passo, é ter a conta bancária cadastrada no sistema, com o saldo inicial (porque de nada adianta conciliar se os saldos não fecham, né?), e cadastro dos lançamentos relacionados às movimentações financeiras na conta. A data de vencimento e valor precisam ser iguais ao que realmente aconteceu para que o sistema localize e já relacione o lançamento no OP com o registro no extrato, ok? Mas se não for possível, você pode pesquisar os lançamentos e vincular, mesmo que estejam com essas informações diferentes. 

Depois, no sistema do seu banco, verifique a disponibilização do extrato em um arquivo no formato .OFX. Nós orientamos que você gere esse extrato sempre até dois dias atrás, porque nos finais de semana e por conta de alguns outros motivos, alguns bancos alteram as informações que estão no extrato ou elas demoram até serem computadas.

A frequência de conciliação é sua empresa que determina e deve ser com base no fluxo de movimentações financeiras: se é um fluxo alto, talvez tenha que ser feita todo dia, mas se é um fluxo mais baixo, talvez uma vez por semana seja suficiente. 

O ideal é gerar arquivos de períodos diferentes (do dia 1° ao dia 5, depois do dia 6 ao dia 10, 11 ao 15, e assim por diante), porque, como explicamos, os bancos podem mudar a forma em que as informações estão nos extratos e, ao importar o OFX mais de uma vez, do mesmo período, lançamentos já conciliados podem aparecer para serem conciliados novamente, já que o sistema entende que é um registro novo e diferente.

Com o arquivo em mãos, vamos para a conciliação, na prática?

Se você possui permissão total no financeiro, acesse esse módulo e escolha a opção contas/conciliação. Na conta em questão, clique para a conciliação bancária. No lado direito, no importar extrato bancário, você fará o upload do arquivo. Se, aparecer uma mensagem informando que os dados estão divergentes, esse outro material pode te ajudar.

Nem todos os bancos foram validados pela Operand para a conciliação bancária, mas você pode tentar fazer a importação e, se algo der errado, entre em contato com a gente para verificarmos, ok? 

Após importar o arquivo, do lado esquerdo, serão listados todos os registros que constam no extrato bancário e, do lado direito, se tiverem lançamentos que correspondam a mesma data, conta e valor do registro, serão apresentados como sugestão para conciliar. 

Se estiver tudo certo, bastará clicar em conciliar. Essa ação, “mandará” o registro para o final da tela para que permaneçam no começo somente aqueles ainda pendentes de conciliação. Caso o lançamento esteja em aberto, ele será automaticamente quitado com a conciliação. 

Se, o lançamento sugerido não for o mesmo do registro no extrato, você pode desvincular e fazer uma pesquisa, em localizar fatura, para procurá-lo no sistema. Por padrão, a pesquisa busca lançamentos com 10% a mais ou menos do valor que consta no extrato, dois dias a mais ou a menos da data em que foi realizado e que sejam da mesma conta bancária. 

Mas, às vezes, o lançamento foi cadastrado no OP com um valor diferente, em outra data e, em muitos casos, até em outra conta. Então, use a opção para filtrar por todas as contas e amplie sua busca, filtrando por um período e faixa de valores maiores 😊

Sempre que a conciliação é feita, os lançamentos do OP ficam com a mesma data, valores e conta do extrato. Ou seja, se por acaso você usou a pesquisa para localizar a fatura e o lançamento estava cadastrado em outra conta, ao conciliar, ele mudará automaticamente e será vinculado a conta da conciliação. 

Outra situação normal, é que você não encontre o lançamento pelo simples fato de que ele não tenha sido cadastrado no Operand, então você pode adicionar uma receita, despesa ou transferência entre contas pela telinha de conciliação mesmo e conciliar.

No caso de um registro no extrato corresponder, por exemplo, ao recebimento de um cliente relacionado a mais de um lançamento financeiro de alguns jobs, em localizar fatura você só vai precisar fazer a busca e selecionar esses lançamentos, até chegar no valor que está no extrato, e confirmar.

Ainda sobre isso: você pode conciliar vários lançamentos do OP com um único registro do extrato, mas não pode conciliar vários registros com um lançamento. Afinal, o objetivo é deixar o sistema como um espelho da sua conta e não o contrário 😉

Enfim, quando todos os registros do extrato forem conciliados com lançamentos do Operand, você pode encerrar o lote

A conciliação bancária é um processo simples, mas pode tornar-se complexo se você não tiver um bom controle financeiro, com lançamentos vinculados às contas corretas e geração do arquivo em períodos diferentes e com uma frequência que se encaixe com o fluxo de movimentações da sua empresa. 

Para finalizar, algumas dicas:

  1. Se você importou um extrato já conciliado por engano, basta importar o arquivo correto que ele irá sobrescrever o anterior;
  2. Caso lançamentos já conciliados apareçam novamente para conciliar, provavelmente é por conta daquela mudança nos registros do extrato que os bancos fazem. Você pode, simplesmente, ignorar e não realizar a conciliação ou pode desconciliar os lançamentos, pela pauta financeira, para que eles fiquem disponíveis e você consiga fazer o processo de “amarração” novamente;
  3. No caso de estornos, você vai precisar cadastrar um lançamento financeiro relacionado a ele para conseguir fazer a conciliação e, no final, o saldo fechar com o seu extrato;
  4. Para aplicações e resgate em contas de investimento, cadastre uma conta a parte para acompanhar no OP quanto sua empresa tem investido.

Entendemos que são muitas informações, então se precisar de uma ajudinha, entre em contato com a gente ❤️

Veja também: