Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline

Se tem uma coisa que acontece em toda empresa, é job chegando sem parar. Aí vem sempre aquela dúvida: qual eu começo primeiro? Para isso, existe a possibilidade de definir a data de início e a data de entrega (prazo) de uma atividade.

Um modo de visualização claro, que identifique quais dias do mês estão mais cheios, quantos dias estão previstos para a execução de uma atividade, quais colaboradores estão com a agenda mais livre, torna-se totalmente importante. 

Com tantas informações em mãos, sua empresa consegue estabelecer prazos mais precisos para os clientes e gerenciar a agenda de atividades de cada colaborador com mais facilidade. A proposta da pauta Timeline, em JOBS, é justamente essa!

Como ativar a pauta Timeline:

Caso a timeline não esteja ativa em sua conta, com um usuário que possua perfil de administrador, é necessário acessar Meu Perfil > Configurações > Módulos e funções > Pauta Timeline > Ativar

Estrutura da pauta Timeline:

A timeline tem como inspiração o Gráfico de Gantt. A visão é mensal, todas as colunas correspondem aos dias do mês e as linhas são separadas por usuários.

O período de execução das atividades, de um usuário, é identificado através de uma barra horizontal. 

Filtros e configurações de exibição padrão:

Por padrão, será apresentada a visão do mês vigente. Porém, é possível navegar para visualizar os meses anteriores e que ainda estão por vir.

Serão considerados jobs/subtarefas Concluídos e Abertos. A identificação é visual e funciona da seguinte forma: 

  • Barra verde: jobs/subtarefas que já foram Concluídos;
  • Barra azul: jobs/subtarefas que estão Abertos

Se precisar visualizar os jobs/subtarefas cancelados, basta utilizar o filtro Situação dos jobs e marcar a opção Cancelados. Esses jobs serão identificados com a barra vermelha.

Caso a sua empresa tenha muitos colaboradores, você pode configurar a exibição para listar somente as linhas de determinados usuários. Assim como também pode Selecionar equipe, para que apareçam somente as linhas de um grupo específico de usuários.

Como interpretar a Timeline:

Os jobs/subtarefas que tiverem responsáveis e, pelo menos, um prazo determinado, devem aparecer nesta pauta. 

Caso só exista a data de entrega (prazo), a barra ficará somente nesse dia. 

Agora, se existir data de início e de entrega, a barra vai preencher todos os dias que compõem esse período.

Se tiverem atividades com a mesma data de início e de entrega, o sistema irá identificar através de um contador, na própria barra, quantos jobs/subtarefas determinado usuário tem para executar naquele período. E, ao passar o mouse por cima das barras, serão identificados quais são esses jobs/subtarefas.

Ações disponíveis na Timeline: 

A timeline é uma pauta que tem o objetivo de mostrar, visualmente, o quanto os dias dos usuários estão comprometidos, ou livres, com atividades. 

Porém, é possível Adicionar job no padrão das outras pautas ou ao clicar no ícone +, nos espaços vazios da própria timeline.

É importante lembrar que, como em todos os lugares do sistema, ao clicar no + para adicionar o job, a data principal é do prazo, então para adicionar a data de início é necessário clicar em Adicionar data de início e realizar essa definição.

Obs.: a timeline está disponível para usuários com permissão mínima de Leitura Total ao módulo de JOBS

Veja mais: