Como fazer a gestão de atividades pela Pauta Timeline

Se tem uma coisa que acontece em toda empresa, é job chegando sem parar. Aí vem sempre aquela dúvida: qual eu começo primeiro? Para isso, existe a possibilidade de definir a data de início e a data de entrega (prazo) de uma atividade. 

Um modo de visualização claro, que identifique quais dias do mês estão mais cheios, quantos dias estão previstos para a execução de uma atividade, quais colaboradores estão com a agenda mais livre, torna-se totalmente importante. 

Com tantas informações em mãos, sua empresa consegue estabelecer prazos mais precisos para os clientes e gerenciar a agenda de atividades de cada colaborador com mais facilidade. A proposta da Pauta Timeline, em jobs, é justamente essa!

Como ativar a Pauta Timeline

Caso a timeline não esteja ativa em sua conta, com um usuário que possua perfil de administrador, é necessário acessar as configurações e, em módulos e funções ativar a Pauta Timeline.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline

Estrutura da Pauta Timeline

A timeline tem como inspiração o Gráfico de Gantt. A visão é mensal, todas as colunas correspondem aos dias do mês e as linhas são separadas por usuários.

O período de execução das atividades, de um usuário, é identificado através de uma barra horizontal. 

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 2

Filtros e configurações de exibição padrão

Por padrão, será apresentada a visão do mês vigente. Porém, é possível navegar para visualizar os meses anteriores e que ainda estão por vir.

Serão considerados jobs/tarefas concluídos e abertos. A identificação é visual e funciona da seguinte forma: 

  • Barra verde: jobstarefas que já foram concluídos;
  • Barra azul: jobs/tarefas que estão abertos

Se precisar visualizar os jobs/tarefas cancelados, basta utilizar o filtro situação dos jobs e marcar a opção cancelados. Esses jobs serão identificados com a barra vermelha.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 3

Caso a sua empresa tenha muitos colaboradores, você pode configurar a exibição para listar somente as linhas de determinados usuários. Assim como também pode selecionar equipe, para que apareçam somente as linhas de um grupo específico de usuários.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 4

Ah, se precisar separar a visualização do que é job e do que é tarefa, existe o filtro tipo, específico para isso ;)

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 5

Como interpretar a Pauta Timeline

Os jobs/tarefas que tiverem, pelo menos, um prazo determinado, devem aparecer nesta pauta. 

Caso só exista a data de entrega (prazo), a barra ficará somente nesse dia. 

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 6

Agora, se existir data de início e de entrega, a barra vai preencher todos os dias que compõem esse período.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 7

Se tiverem atividades com a mesma data de início e de entrega, o sistema irá identificar, através de um contador, na própria barra, quantos jobs/tarefas determinado usuário tem para executar naquele período. E, ao passar o mouse por cima das barras, serão identificados quais são esses jobs/tarefas.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 8

Nessa pauta, aparecem jobs/tarefas com e sem responsáveis e é muito interessante conseguir visualizar, com facilidade, como a pauta de cada um está ocupada e, se existem atividades “sem dono”. 

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 9

Ações disponíveis na Pauta Timeline 

A timeline é uma pauta que tem o objetivo de mostrar, visualmente, o quanto os dias dos usuários estão comprometidos, ou livres, com atividades. 

Porém, é possível adicionar job no padrão das outras pautas ou ao clicar no ícone +, nos espaços vazios da própria timeline.

É importante lembrar que, como em todos os lugares do sistema, ao clicar no + para adicionar o job, a data principal é do prazo, então, para adicionar a data de início, é necessário clicar em adicionar data de início e realizar essa definição.

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 10

No caso das atividades sem responsável, você pode abrir esses jobs ou tarefas pela pauta mesmo e atribuir a alguém

Como fazer a gestão de atividades pela pauta timeline 11

A ¨Pauta Timeline está disponível para usuários com permissão mínima de leitura total ao módulo de jobs. Ou seja, se você possui permissão somente de registros próprios, não conseguirá visualizar essa pauta. 

Veja também: