Como uma equipe financeira pode utilizar o timesheet

O timesheet é uma ferramenta usada para medir tempo e, o Operand, para gerenciar equipes criativas. Muitas empresas, utilizam o OP (para os mais íntimos) em sua totalidade e isso inclui o módulo financeiro.

Aí você se pergunta: consigo medir o tempo que a minha equipe financeira investe em rotinas administrativas utilizando o Operand?

Nós te dizemos que: sim!

O módulo de jobs não é específico para controle de jobs de criação e pode ser utilizado para gerenciar todo tipo de atividade, inclusive as do financeiro. Vamos ver como fazer?

Definir o fluxo do financeiro

Antes de tudo é preciso definir como os jobs para a equipe financeira serão agrupados no módulo de jobs. Um status apenas é suficiente? Precisa de um fluxo? Essa estruturação deve ser feita em Configurações > Jobs > Status.

Criar um projeto para centralizar essas demandas

Hora de colocar a mão na massa! A próxima etapa, é criar um projeto para um cliente interno, que pode ser o nome da própria área como, por exemplo, “Rotinas Administrativas” para o cliente “Financeiro”.

Criar jobs com recorrência e subtarefas

Ao criar o primeiro job, nomeie ele de um jeito fácil de localizar. Sugerimos seguir o padrão “Rotinas Administrativas”. E, dentro do job, você pode incluir como subtarefas todas as atividades que são fixas, como, por exemplo, gerar boleto; gerar notas fiscais; gerar relatório de cobrança; etc.

Geralmente, as demandas financeiras se repetem todo mês, então é muito válido criar a repetição mensal desses jobs. O prazo do job pode ser sempre o último dia útil do mês, mas, definir essa data junto à equipe é ainda melhor.

Obs.: até é possível definir prazos para as subtarefas, entretanto, no caso do time financeiro, talvez seja melhor deixar sem essa informação. As subtarefas serão o checklist e usadas como base na hora de vincular com o timesheet.

Gerencie os status dos jobs

O status de um job, logo quando ele é cadastrado, será sempre o primeiro conforme a ordenação definida na configuração de jobs. 

Assim que cadastrar os jobs para a equipe financeira, e realizar a repetição deles, utilize as ações em massa na pauta de jobs, ou dentro do projeto mesmo, para organizar a qual status cada job pertence.

Hora de usar o timesheet!

Quando o financeiro começar a trabalhar em uma subtarefa, gerar boleto por exemplo, ele vai Acionar o timesheet ou Apontar as horas manualmente. Quanto maior a precisão, melhor, então sugerimos o modo automático.

Ao parar o timesheet porque todos os boletos foram gerados, é só Adicionar Descrição e incluir o mesmo que estava na subtarefa “gerar boletos”.

Dessa forma, você saberá exatamente quanto tempo, em média, sua equipe financeira investe em atividades específicas. 

Analisando dados e transformando em informação

Time financeiro utilizando o timesheet, então chegou a hora de analisar como o tempo da equipe é investido.

No Relatório Timesheet, basta utilizar os filtros Cliente e Projeto para visualizar as horas desse time.

Com essas informações em mãos, é possível identificar a produtividade do time, quais atividades demandam mais tempo, se é necessário aumentar a equipe, se há algum gap… Enfim, decisões estratégicas podem ser tomadas com base nessas informações.

Obs.: É importante saber essas horas para descontar das horas totais apontadas, ok? Esse é um ponto, inclusive, que é preciso ficar atento!

Se quiser saber as horas investidas somente em clientes, precisa desconsiderar as horas do time financeiro e, ficamos te devendo essa, mas precisa ser feito na mão. A boa notícia é que o cálculo é simples ;)

Veja também: