O que é e como utilizar status em jobs e tarefas?

O status representa a etapa em que determinada atividade se encontra dentro do fluxo de trabalho da sua empresa.

Ele é importante para organizar a pauta e visualizar de forma simples como está o andamento de um job ou tarefa, sem ter a necessidade de abrí-lo para verificar.

Como cadastrar e editar os status?

Alguns status vêm previamente cadastrados no sistema, mas é possível personalizá-los de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa.

O primeiro passo é estruturar o fluxo pelo qual as atividades devem passar e, a partir disso, fazer o encaixe no sistema através da criação dos status.

Dica: os status podem ser, por exemplo: Planejamento > Em Execução > Aprovação > Ajustes > Finalizado, ou também mais enxutos, como: A fazer > Fazendo > Feito.

Para cadastrar um status, clique sobre o seu Avatar > Configurações > Jobs > Status, clique em Adicionar, informe o nome, selecione uma cor e confirme clicando em Salvar.

É possível definir se os jobs e tarefas irão ou não contabilizar como atraso quando estiverem com esse status.

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Importante: essa ação pode ser realizada apenas por usuários que possuam pelo menos acesso Total ao módulo de Jobs.

Para editar um status já cadastrado, clique no ícone de lápis, realize as edições necessárias e confirme clicando em Salvar.

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É possível ordenar os status para ficarem de acordo com o seu fluxo de trabalho. Basta arrastar o status e deixá-lo na ordem desejada.

Essa será a ordem que os status aparecerão no momento da seleção dentro do job.

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Muitas vezes o fluxo de trabalho é alterado e algumas etapas são removidas do processo. Caso isso aconteça, é possível inativar os status que não serão mais utilizados.

Ao inativar um status com jobs ou tarefas vinculados, o sistema irá sugerir a substituição para outro status ativo.

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Para excluir um status, clique no ícone de lixeira > Sim.

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Importante: se o status estiver relacionado a algum job ou tarefa, o sistema irá mostrar um aviso e será necessário antes migrar esses documentos para outro status para depois poder excluí-lo.

Como utilizar os status em jobs e tarefas?

Os status cadastrados valem para jobs e tarefas. A diferença é que os status para as tarefas não são obrigatórios, mas funcionam muito bem, principalmente se várias pessoas estiverem trabalhando em um job simultaneamente.

Sempre que um job é cadastrado no sistema, ele fica automaticamente com o primeiro status do fluxo. O ideal é ir alterando os status na medida em que o job passa pelas etapas.

Para alterá-lo, basta acessar o job, clicar sobre o status atual e mudar para o status desejado.

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Para adicionar um status a uma tarefa, basta acessar o job em que ela está localizada, clicar no ícone de status ao lado da tarefa e selecionar o status desejado.

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Também é possível alterar o status de vários jobs e tarefas ao mesmo tempo pela pauta.

Para isso, clique no menu de contexto (três pontinhos) ao lado do documento > Selecionar, selecione os documentos desejados e, nas ações em massa da pauta, clique em Status e mude para o status desejado.

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