Como fazer a gestão de atividades pela pauta por responsável

Para delegar tarefas, os gestores precisam conhecer muito bem sua equipe e saber como está o volume de atividades, evitando a sobrecarga de trabalho e, por que não, a síndrome de burnout.

No Operand, existe uma pauta específica para ter essa visualização, de quais colaboradores estão com a pauta mais cheia, ou livre, e se existem atividades ainda sem responsáveis, que podem ser distribuídas entre a equipe. Estamos falando da pauta por responsável 😊

Estrutura da pauta por responsável

Essa é uma pauta no estilo kanban. A visão é geral, todas as colunas correspondem aos usuários e cada card representa um job ou uma tarefa.

O uso consiste em “segurar” o card e mover para a coluna de outro responsável.

JOBS - Pauta por Responsável

Filtros e configurações de exibição padrão

Por padrão, são apresentados todos os jobs e tarefas que existem na pauta e estão com a situação abertos. Porém, é possível realizar vários filtros para visualizar as informações que você precisa. 

Caso a sua empresa tenha muitos colaboradores, você pode configurar a exibição para que apareçam somente as colunas dos usuários que te interessam. Assim como também pode selecionar equipe, para que apareçam somente as colunas de um grupo específico de usuários.

JOBS - Pauta por Responsável 2

Se precisar saber quais das atividades estão com prazo para a próxima semana, é só utilizar o filtro por data. Caso a pauta esteja tranquila, você sabe que pode lançar atividades sem medo de sobrecarregar alguém. 

JOBS - Pauta por Responsável 3

Pode, ainda, filtrar por cliente, envolvido, se quer visualizar somente os jobs ou somente as tarefas, atividades de um determinado projeto, jobs que estão no status X e visualizar atividades que já foram concluídas. 

JOBS - Pauta por Responsável 4

Se quiser que os cards apareçam em ordem alfabética, por exemplo, você pode configurar a exibição e mudar a ordenação das informações. 

JOBS - Pauta por Responsável 5

Como interpretar a pauta por responsável

Vamos imaginar que não existe nenhum filtro ou configuração realizada, ok?

A primeira coluna será sempre a sem responsável, para que você consiga visualizar facilmente quais atividades estão “sem dono”. Depois, aparecem as colunas dos outros usuários, em ordem alfabética.  

Em todas as colunas, ao lado do nome do responsável, existe um contador onde são mostradas quantas atividades estão atribuídas a ele. Ou seja, você consegue, só com esse contador, entender quem está com a pauta mais carregada. 

JOBS - Pauta por Responsável 6

Nos cards estão as informações principais com o nome da atividade, prazo, status, entre outras informações. Para diferenciar jobs de tarefas, observe se, depois do título existe um símbolo de <. Se tiver, esse card é de uma tarefa 😉

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Ações disponíveis na pauta por responsável 

A pauta por responsável, como explicamos anteriormente, é de grande valor para gestores que precisam acompanhar a carga de demanda de cada um de seus colaboradores e fazer a distribuição, de forma adequada, das atividades que ainda estão sem responsável. Mas, nada impede, que toda a equipe faça uso dessa pauta, ok?

Em todos os cards, no menu de contexto, estão disponíveis as opções para acionar o timesheet, concluir a atividade, cancelar ou selecionar, para realizar ações em massa. Lembrando que você só pode realizar alterações se tiver permissão total em jobs ou estiver envolvido nessas atividades. 

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Um gestor de pauta pode usar essa pauta para mover as atividades de uma pessoa para a outra. Se, por exemplo, um de seus colaboradores se ausentar por alguns dias, você pode visualizar as demandas e mover para outro responsável, que poderá assumir as atividades. O mesmo vale se algum colaborador não fizer mais parte da equipe!

E, ainda mais importante, é mover atividades sem responsável e atribuir a alguém.

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Bom, além disso, é possível adicionar novos jobs, assim como nas outras pautas. 

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Essa pauta, que amamos, está disponível para todos os usuários, mas as informações apresentadas em tela dependem da permissão de cada um. Ou seja, se eu tenho permissão somente de registros próprios em jobs, por exemplo, vou visualizar nas colunas dos demais usuários somente as atividades em que eu estou envolvida. 

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