O que é e como fazer a gestão de um projeto pelo Operand

Um projeto, tem como definição, o esforço temporário na execução de demandas para atingir um objetivo.

A lógica do Operand é muito simples e, costumamos dizer que, tudo começa e gira em torno de um projeto. Afinal, todos os documentos lançados são, obrigatoriamente, atrelados a ele. 

Os projetos agrupam documentos e podem ser utilizados para gerenciar:

  • uma campanha específica, como Vestibular de Inverno;
  • o desenvolvimento de um job mais complexo, como um site;
  • demandas mensais, como Fee Redes Sociais 11/2020, Fee Redes Sociais 12/2020;
  • demandas internas, como Rotinas Administrativas.

Agora que você sabe o que é um projeto no Operand, vamos aos passos seguintes 😊

Como cadastrar um projeto

Antes de iniciar a gestão de um projeto é fundamental que ele seja cadastrado no sistema, claro.

E, para realizar essa ação, o melhor caminho é acessar o módulo de projetos e, em adicionar, dar um nome bacana para ele, selecionar o cliente e inserir o briefing (que pode até ser pré-cadastrado) e finalizar clicando em salvar, salvar e editar ou salvar e adicionar novo

É possível ainda realizar o cadastro do projeto ao adicionar algum documento no sistema. Se não cadastrar nesse momento, o sistema cria um Projeto Geral para o cliente, mas, vale lembrar que o ideal é dar nome aos projetos para que a pauta fique bem organizada.

O que consigo obter de informações em um projeto

Ao abrir um projeto, é possível visualizar várias informações em tela: estrela para favoritar o projeto, número dele no sistema, nome do projeto (que pode ser alterado ao clicar em cima dele), data e usuário que criou o projeto, entre outros. 

Além dessas informações, existe a possibilidade de incluir o prazo desejado e visualizar o prazo estimado, incluir o budget, visualizar o custo da equipe, o tempo estimado e realizado. 

Existem os comentários que podem ser feitos no projeto, um espaço para fazer upload de anexos e, o timesheet para visualizar as horas apontadas. 

E, como não poderia faltar, é possível visualizar todos os documentos vinculados ao projeto, de forma organizada pelas pautas.

O que é e como incluir o prazo

O prazo desejado é a data, colocada como meta, para finalizar e entregar o projeto. Basta clicar no campo específico para informar essa data. 

Já o prazo estimado não pode ser alterado e considera o prazo mais distante de um documento vinculado ao projeto. 

O que é e como registrar o tempo

O tempo considera duas informações: o estimado para executar as atividades e o realizado que são as horas que já foram dedicadas na execução da atividade. 

A estimativa de tempo é incluída dentro do próprio job e, o apontamento das horas, também.

É importante incluir tempo estimado nas atividades até para começar a avaliar se o tempo que você imagina que leva para a execução de uma atividade é, de fato, o tempo gasto para executá-la.  

O que é e como incluir o budget

O budget é a verba disponível e, prevista, para investir em um projeto. Para incluí-lo, é só informá-lo no campo que corresponde a ele.

Se, ao finalizar um projeto, o budget for menor que o custo (já vamos falar sobre isso), é hora de parar e entender o que aconteceu. 

Ah, existe uma permissão especial para visualizar/editar, ou não, o budget e o custo do projeto, que falaremos na sequência 😉

O que é e como incluir o custo

O custo de um projeto considera a soma do valor das horas apontadas.

Ou seja, para que esse custo apareça é preciso incluir o valor hora/homem no cadastro de cada colaborador e utilizar rigorosamente o timesheet ao executar uma atividade. 

Como gerenciar e adicionar jobs e documentos pelo projeto

Se você precisa visualizar de forma abrangente todas as demandas de um projeto, saber em que etapa estão os jobs, ou até mesmo adicionar mais atividades, basta realizar todas essas ações por dentro do projeto.

É possível navegar pelos módulos, entender quantos jobs e documentos estão ativos, se tem algum em atraso, realizar filtros e até ações em massa para alterar informações com mais velocidade. 

E, claro, se precisar adicionar mais atividades, principalmente se o projeto foi criado agora, é só clicar em adicionar, escolher o tipo de documento que será criado e inserir as informações conforme necessário. 

As faturas vinculadas ao projetos, seja de forma manual, no módulo financeiro, ou porque foram criadas a partir de um documento, também podem ser visualizadas. Além disso, é possível cadastrar esses lançamentos diretamente pelo projeto, clicando em adicionar receitas ou despesas ;)

Como utilizar comentários no projeto

Assim como é possível realizar comentários em documentos, nos projetos não é diferente! Porém, existem algumas particularidades no uso desse recurso:

  • os comentários realizados dentro do projeto só podem ser visualizados dentro dele;
  • o recurso do mention só vale para direcionar o comentário para uma pessoa específica e, é importante se atentar se a pessoa menciona tem acesso ao módulo de projetos. Caso contrário não conseguirá visualizar o comentário, justamente por não ter acesso;
  • as notificações dos comentários funcionam normalmente quando você é mencionado.

Como utilizar anexos no projeto

Da mesma forma que você pode fazer upload de arquivos em jobs, lançamentos financeiros e outros documentos, é possível anexar alguma imagem, por exemplo, dentro do projeto. 

Lembrando que, ao realizar essa ação, o anexo ficará disponível apenas no projeto.

No menu anexos também é possível visualizar o anexo. 

Como interpretar o timesheet no projeto

Antes de mais nada é importante reforçar que não é possível realizar apontamento de horas especificamente dentro do projeto. 

Em timesheet são listados todos os apontamentos, tanto manuais como automáticos, realizados nos documentos vinculados ao projeto.

Quando existem horas estimadas, é possível ainda entender se as horas consumidas estão de acordo com as previstas. Essa informação aparece em tela logo ao abrir o projeto.

Como e quando arquivar um projeto

Quando todas as atividades vinculadas a um projeto já estiverem finalizadas e não existir mais nada em aberto (com exceção de lançamentos financeiros) ou a ser lançado, é indicado o arquivamento do projeto. 

Essa é uma ação simples e necessária para manter a pauta de projetos organizada 😉

É possível arquivar um projeto pela própria pauta e também por dentro do projeto. É só acessar o menu de contexto e, em arquivar, confirmar clicando em sim.

Ao arquivar um projeto, todos os documentos vinculados a ele são concluídos. E, é importante reforçar que lançamentos financeiros não são afetados pelo arquivamento dos projetos.

Se precisar reabrir um projeto, é só localizá-lo e, pelo mesmo caminho, realizar a reabertura. Ao realizar essa ação, é possível definir se só o projeto deve ser reaberto ou se todos os documentos vinculados a ele também.

A opção para reabrir só aparece em projetos arquivados ou cancelados. 

Como e quando cancelar um projeto

Um projeto pode ser cancelado em duas situações: quando ele foi lançado em duplicidade e quando o cliente voltou atrás no acordo realizado com a sua empresa. 

Torcemos para que o cancelamento aconteça, na maioria da vezes, em casos de lançamento em duplicidade. Quando isso acontecer, você pode cancelar direto pela pauta como por dentro do projeto, clicando no menu de contexto e, em cancelar, escolher o sim para confirmar.

ATENÇÃO: Ao cancelar um projeto, todos os documentos vinculados a ele são cancelados também, ok? No caso de faturas ainda em aberto, tanto as lançadas manualmente como aquelas que tem um documento de origem, é necessário primeiro cancelá-las. 

Da mesma forma que é possível reabrir um projeto arquivado, você pode realizar a reabertura de um projeto cancelado. 

Reforçando: a opção para reabrir só aparece em projetos arquivados ou cancelados. 

Como duplicar um projeto

Tá aí um recurso para mudar a sua vida! Se você vende e executa projetos com a mesma estrutura, mesmos jobs, para vários clientes diferentes, é hora de criar templates e duplicar projetos. 

Ao duplicar um projeto, todos os documentos são duplicados também. Essa função é pra te ajudar na otimização de tempo! 

Como fazer? É só clicar no menu de contexto e, em duplicar, escolher o Cliente, clicar em sim e voilà! Projeto duplicado!

Uma vez duplicado, não tem como “desduplicar” ok? Se lançar sem querer para o cliente errado, por exemplo, será necessário cancelar o projeto e realizar a duplicação novamente. 

Como exportar um projeto

Para analisar um projeto com a equipe ou apresentá-lo a um cliente, existe a possibilidade de exportação de um documento com informações gerais sobre ele.

Exportar tudo: para que no pdf apareçam todas as informações do projeto, é só clicar em exportar, disponível no menu de contexto. Se for um projeto bem extenso, com vários documentos ainda em pauta, tudo será listado!

Exportar pautas: caso você queira, por exemplo, discutir com a equipe somente os jobs de um projeto, basta acessar essa pauta e clicar no menu de contexto referente a um dos jobs. Na barra vermelha, da ações em massa, é só clicar o ícone para selecionar todos os jobs e depois no ícone para exportar.

Exportar vários itens, de várias pautas: se o seu objetivo é exportar alguns jobs, mídias e faturas, por exemplo, é só clicar no menu de contexto referente a um dos documentos, selecionar, navegar pelas pautas e marcar o que mais precisa aparecer no PDF. Na barra vermelha, referente às ações em massa, clicar em exportar.

Veja também: