Como funciona um Projeto Oculto no Operand

 

Sabemos que existem situações em que precisamos manter algumas informações em sigilo, determinando exatamente quem terá permissão de visualizar aquela demanda.
Agora no Operand, você poderá criar projetos ocultos, onde apenas determinadas pessoas terão acesso. Legal né? 

Quem poderá visualizar esses Projetos Ocultos?

Todos os colaboradores que forem envolvidos ao projeto diretamente, os administradores ou aqueles que tiverem acesso administrativo, especificamente ao Módulo Projetos. 

Quem pode criar projetos ocultos e como personalizar a permissão de cada usuário? 

Não serão todos os usuários que conseguirão criar este tipo de projeto, sendo que ficará ao critério da empresa disponibilizar ou não essa permissão. A forma de personalizar esse acesso é bem simples: 

1. Acesse as configurações e vá em usuários e permissões;
2. Defina qual será o acesso do usuário ao módulo projetos, de acordo com as possibilidades existentes: Sem acesso, registros próprios, total ou administrador (Lembrando que usuários administradores podem visualizar todos os projetos ocultos da conta).
3. Vá em Permissão Avançada e em Projetos Ocultos, marque a opção Criar e alterar a visibilidade. 

Os usuários com permissão para criar projetos ocultos terão permissão para:

• Ver na pauta de projetos quais são projetos ocultos;
• Criar novos projetos ocultos;
• Ser responsável por esses projetos;
• Ver o responsável atual (quem criou o projeto);
• Passar a responsabilidade do projeto para outro colaborador (desde que seja responsável pelo projeto ou administrador master);
• Transformar projetos padrões em projetos ocultos (desde que seja responsável pelo projeto ou administrador master);
• Incluir ou remover envolvidos (desde que seja responsável pelo projeto ou administrador master);
• Ser envolvido em outros projetos ocultos.

OBS: Quem não tiver essa permissão personalizada, poderá apenas ser envolvido nesses projetos. 

Como criar um Projeto Oculto?

A criação do projeto continua igual, mas agora quem possuir a permissão personalizada verá um “olhinho” no canto superior direito que, ao clicar, ativará a funcionalidade no projeto em questão.
Inicialmente apenas você e os administradores do módulo projetos terão acesso a ele, mas posteriormente, você conseguirá envolver os demais usuários que também deverão ter acesso a este projeto.

Como incluir ou remover um envolvido do projeto e como alterar o atual responsável?

Essas duas ações são bem simples.
Para incluir um usuário como envolvido, basta ir ao rodapé do projeto, clicar no + e selecionar os colaboradores que desejar. 

Caso queira remover algum colaborador envolvido, basta ir também no rodapé do projeto e clicar em cima da foto do usuário, assim ele perderá automaticamente a permissão de visualização desses documentos.

Sobre alterar a responsabilidade do projeto oculto, basta clicar em cima do nome do responsável atual que consequentemente aparecerá a listagem de colaboradores. Feito isso, ao selecionar o novo responsável a troca será feita automaticamente.

OBS: Lembrando que apenas o responsável atual ou o administrador master conseguirão executar essa ação. 

Como transformar um projeto padrão em projeto oculto?

Apenas o atual responsável pelo projeto ou o administrador master terá permissão para realizar essa alteração, mas de qualquer forma, o passo a passo é bem simples:

1. Vá no projeto que deseja ocultar;
2. Clique nos 3 pontinhos ao lado do botão Arquivar;
3. Vá em “Alterar para projeto oculto”
4. Clique em Sim para finalizar a ação.

Lembrando que as pessoas que já estavam envolvidas no projeto, por terem alguma tarefa ou documentação atribuída, continuarão tendo acesso ao projeto normalmente. Qualquer mudança necessária referente a quem poderá visualizar esse projeto precisará ser revista e alterada manualmente tanto no projeto quanto nos demais documentos. 

Quem poderá ter acesso aos documentos dos projetos ocultos?

Para visualizar qualquer documento do projeto, o colaborador precisará estar envolvido tanto no projeto quanto no documento. E vai depender, é claro, da permissão de acesso que ele possui nos demais módulos do sistema.

EX: Se no projeto oculto existirem propostas criadas, apenas o usuário envolvido no projeto e com permissão ao “módulo propostas” conseguirá ver esta documentação. Considera-se também o tipo de permissão atribuída a ele no módulo propostas. 

Obs: Essa regra de visualização tem como exceção os lançamentos financeiros. Nesse caso, os lançamentos enviados ao financeiro com origem em projetos ocultos, permanecem visíveis aos usuários com permissão de acesso ao módulo financeiro, independente de estarem envolvidos no projeto ou não.

Como filtrar apenas os projetos ou documentos ocultos nas pautas?

Ao acessar a pauta de projetos, vá no filtro e em Visibilidade ative a opção “Apenas ocultos''. 

Já nas demais documentações, como jobs por exemplo, você seguirá a mesma instrução acima, indo no filtro, clicando em Visibilidade e marcando a opção “Apenas ocultos”. 

Como os projetos ocultos aparecerão nos relatórios?

Neste primeiro momento, os projetos ocultos e seus respectivos documentos não serão listados nos relatórios do sistema.
A única exceção será referente aos relatórios financeiros, como foi citado anteriormente, sendo que as faturas criadas nos projetos ocultos também contabilizarão nos relatórios financeiros.