O timesheet é uma ferramenta que permite visualizar as horas dedicadas por cada colaborador nas atividades.
Aqui você vai ver:
Por experiência própria, sabemos que o timesheet é subestimado e muitas empresas que o utilizam não percebem o valor que esse recurso possui.
Quando utilizado da forma correta, é possível analisar produtividade da equipe, índice de retrabalho e quantas horas realmente são dedicadas para realizar determinada atividade, auxiliando na precificação e definição de tempo estimado de entrega dos jobs.
Mas, até chegar nesse nível de análise, é preciso primeiro dar uns passinhos para trás.
Disciplina no apontamento de horas
O relatório só será interessante para análise se a sua empresa tiver o hábito de realizar o apontamento de horas. Mais que isso, toda a equipe precisa entender os reais benefícios dessa ferramenta que vão muito, mas muito além do que um simples controle de horas.
Você pode fazer o registro das horas trabalhadas em determinado job de forma manual ou automática, por dentro do próprio job ou pelas pautas. O modo automático é o mais indicado, tendo em vista a precisão do registro.
Na pauta timesheet, você, como gestor, consegue acompanhar os timesheets ativos no dia e os últimos registrados, de cada colaborador.
No menu timesheets, você consegue ir mais adiante para visualizar os apontamentos registrados e realizar edições, como sinalizar horas referente a retrabalho ou incluir a descrição. Para a equipe, esse menu é bacana porque permite fazer uma conferência e ajuste das horas apontadas no dia 😊
Como analisar o relatório de timesheet
Com a cultura do timesheet implementada e fazendo parte do fluxo de trabalho da sua equipe, é chegada a hora de analisar os resultados.
As informações são apresentadas em duas visões: a resumida e a detalhada.
Na parte superior da tela, é mostrado quando os dados foram gerados e você pode atualizá-los facilmente e manter sua análise com os dados atualizados. Por padrão, as informações serão sempre relacionadas ao mês vigente.
Visão Resumida
De forma clara, é possível identificar através do gráfico apontamentos por usuário, o total de horas apontadas por cada colaborador. A cor azul do gráfico é relacionada às horas normais e a cor laranja refere-se aos apontamentos de retrabalho.
E, para fechar, o gráfico de apontamentos por, que é dinâmico e você pode buscar as horas por clientes ou projetos, por exemplo.
Você pode exportar todos esses gráficos e apresentá-los em uma reunião. Legal, né?
Visão Detalhada
É uma tabela e são apresentadas todas as informações relacionadas aos apontamentos de horas: data, usuário, cliente, se foi um retrabalho, a descrição, se foi um reporte manual ou automático (timer) entre outras tantas informações.
Assim como no excel, por exemplo, você pode fazer filtros em todas as colunas para visualizar o que você deseja e, mais legal ainda, é a possibilidade de determinar quais colunas você quer que apareçam e reordená-las.
Se você quiser visualizar o dia e horário em que um apontamento automático (timer) foi ativado, é possível visualizar com bastante facilidade.
Sempre que você fizer filtros na visão detalhada, eles serão refletidos nos gráficos da visão resumida.
Você pode exportar a visão detalhada para um PDF ou excel, onde você poderá trabalhar mais com filtros.
Com esse relatório, é possível verificar, por exemplo:
- se existem colaboradores produzindo mais ou menos que o esperado;
- considerando horas em excesso, se o colaborador está com sobrecarga de trabalho, mais suscetível a desenvolver a síndrome de burnout;
- ou, considerando poucas horas, identificar se o colaborador está com baixo desempenho e desmotivado;
- se a porcentagem de horas para retrabalhos está muito alta e se estão associadas a algum cliente ou colaborador em específico.
Lembrando que, tudo isso depende de um controle realmente eficiente das horas dedicadas, por toda a equipe, na execução das atividades.
Importante: informações relacionadas a projetos ocultos e documentos pertencentes a projetos ocultos não são contabilizadas nos relatórios.
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