Como fazer a gestão de atividades pela Pauta por Status

 

    A Pauta por Status tem como objetivo principal a visualização clara do volume de atividades em cada etapa do fluxo de trabalho da sua empresa.

    Antes de iniciar a gestão através dessa pauta é necessário estruturá-la de acordo com os processos da sua empresa: onde uma atividade começa e onde ela termina? Se o fluxo já foi definido, é só incorporá-lo ao sistema através do cadastro dos status. 😊

    Estrutura da Pauta por Status

    Essa é uma pauta no estilo kanban. A visão é geral, todas as colunas correspondem aos status e cada card representa um job ou uma tarefa.

    O uso consiste em “segurar” o card e mover para a coluna de outro status.

    O que é e como utilizar a Pauta Status para gerenciar atividades

    Filtros e configurações de exibição padrão

    Por padrão, são apresentados todos os jobs e tarefas que existem na pauta e estão com a situação "abertos". Porém, é possível realizar vários filtros para visualizar as informações que você precisa. 

    Caso a sua empresa tenha muitas etapas, você pode configurar a exibição para que apareçam somente as colunas dos status que te interessam. Assim como também pode selecionar um grupo de status, para que apareçam somente as colunas de um fluxo específico.

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    Se precisar saber o volume de atividades em atraso, de um cliente em específico, é só utilizar o filtro por data e cliente. 

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    Pode, ainda, filtrar por cliente, envolvido, se quer visualizar somente os jobs ou somente as tarefas, atividades de um determinado projeto, jobs que estão no status X e visualizar atividades que já foram concluídas.

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    Se quiser que os cards apareçam em ordem alfabética, por exemplo, você pode configurar a exibição e mudar a ordenação das informações.

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    Como interpretar a Pauta por Status

    Vamos imaginar que não existe nenhum filtro ou configuração realizada, ok?

    A primeira coluna será sempre a sem status, para que você consiga visualizar facilmente quais tarefas, já que os jobs obrigatoriamente são amarrados a algum status, estão sem definição de etapa. Depois, aparecem as colunas referente aos status, na ordem definida no cadastro.  

    Em todas as colunas, ao lado do nome do status, existe um contador onde são mostradas quantas atividades estão nesta etapa. Ou seja, você consegue, só com esse contador, entender qual área, por exemplo, está com a pauta mais carregada. 

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    Nos cards estão as informações principais com o nome da atividade, prazo, status, entre outras informações. Para diferenciar jobs de tarefas, observe se, depois do título existe um símbolo de <. Se tiver, esse card é de uma tarefa 😉

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    Ações disponíveis na Pauta por Status 

    A Pauta por Status é de grande valor para gestores que precisam acompanhar o volume de atividades e em quais etapas do processo, por exemplo, existem mais jobs “parados”. Mas, nada impede, que toda a equipe faça uso dessa pauta, ok?

    Em todos os cards, no menu de contexto, estão disponíveis as opções para acionar o timesheet, concluir a atividade, cancelar ou selecionar, para realizar ações em massa. Lembrando que você só pode realizar alterações se tiver permissão total em jobs ou estiver envolvido nessas atividades. 

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    Um tráfego pode usar essa pauta para visualizar e mover as atividades de um fluxo para outro, no caso de terem grupos de status separados por demandas on e off, por exemplo. 

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    Bom, além disso, é possível adicionar novos jobs, assim como nas outras pautas. 

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    Essa pauta está disponível para todos os usuários, mas as informações apresentadas em tela dependem da permissão de cada um. Ou seja, se eu tenho permissão somente de registros próprios em jobs, por exemplo, vou visualizar somente os cards das atividades em que eu estou envolvida. 

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