O que é e como gerar uma proposta no Operand

A proposta é um documento que formaliza a intenção e fechamento de uma venda.

Todo documento no Operand é vinculado a um projeto e, com a proposta, não é diferente. Por isso, antes de realizar o cadastro do documento no sistema, certifique-se de que o projeto já foi devidamente cadastrado 😊

Antes de te contar como realizar o processo de criação da proposta no OP, é importante que você saiba que é possível realizar várias pré-configurações para otimizar tempo na hora de montagem do documento. Entre elas estão os cadastros de peças e serviços que sua empresa vende. 

Como cadastrar uma proposta

É possível realizar o cadastro do documento por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de propostas. Nesse módulo, em adicionar, preencha os campos obrigatórios que são o título e cliente. Os outros campos não são obrigatórios, mas a seleção de um projeto, definição de prazo e mais informações no briefing, caso outra pessoa seja responsável pela elaboração da proposta, são bem importantes. Quanto mais informações, melhor! Depois é só salvar e editar

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Se não vincular a um projeto já existente, o sistema criará automaticamente um projeto “Geral”.

Como incluir os itens da proposta

Em toda proposta, a inclusão dos itens com seus respectivos valores são essenciais. Afinal, ninguém fecha uma venda sem saber o que está vendendo e quanto será recebido. 

Em título do item, você pode digitar o nome da peça ou serviço, mas também pode selecionar caso tenha feito o cadastro nas configurações do sistema. Se você fez isso, a descrição e valor unitário serão preenchidos automaticamente. Agora, se essas informações não foram cadastradas previamente, você pode informar na hora, na própria proposta.

Indicamos, fortemente, que os cadastros das peças e serviços sejam realizados previamente, porque adoramos a ideia de um processo de elaboração de propostas mais ágil 🚀

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Você pode informar a quantidade de cada item e também um desconto, se houver.   

E, tem ainda a possibilidade de personalizar o texto das descrições, dando mais destaque em algumas informações, e também consegue reordenar os itens, para que a leitura e ideias da proposta tenham uma lógica melhor e façam mais sentido para o seu cliente.

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Se o cliente não quiser um dos itens, inative para que ele continue constando na proposta, como um histórico, mas não seja considerado no PDF e valor do documento.  

Como incluir introdução e considerações finais

Além do detalhamento dos itens, com as devidas descrições, existem outros dois campos importantes para acrescentar informações relevantes sobre a sua empresa e “direitos e deveres”, por exemplo, do serviço contratado.

Na introdução você pode incluir uma breve descrição sobre a sua empresa e, nas considerações finais, é possível adicionar o que está ou não incluso no serviço contratado. 

Há ainda a facilidade de pré-cadastrar essas informações, quando são padrões, nas configurações do módulo de propostas

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Como incluir encargos e custos externos

Os encargos são valores calculados em cima do valor total dos itens da proposta, relacionado aos impostos que sua empresa paga. Existem dois tipos de cálculo: inverso e simples. Nós indicamos o cálculo inverso, já que é a melhor forma de sua empresa não sair “perdendo” 🙂

Já os custos externos são valores a parte que saem do bolso da sua empresa e pagam valores relacionados aos deslocamentos para ida até o cliente, contratação de freela, entre outros. Esses custos não são considerados no faturamento dos itens. 

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Como exportar a proposta

Ao realizar a exportação do documento, é possível personalizar quais informações irão, ou não, aparecer. No sistema, ao exportar, você pode embutir os encargos, onde eles serão distribuídos entre os itens da proposta, ocultar a soma dos valores totais e, se você tiver uma assinatura digitalizada cadastrada, incluir no PDF e mandar direto para o seu cliente.  

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Como definir o faturamento e enviá-lo para o financeiro

Depois que a proposta é montada, com todos os itens, valores, descontos, honorários e demais informações, é hora de definir como será o faturamento desse documento. Se necessário, é possível editar faturamento para escolher a melhor data de vencimento, se a condição de pagamento será parcelada, e, em quantas vezes, para então salvar e enviar para o financeiro

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Depois de enviada para o financeiro, não é mais possível realizar edições no documento, sendo necessária a reabertura dele, por um usuário que, além de propostas, tenha permissão de acesso no financeiro, já que a ação envolve alteração das faturas. 

Além de todo esse processo de geração do documento, vale ressaltar que a gestão dele também é importante. Ou seja, altere o status sempre que a proposta passar para uma nova etapa e conclua o documento quando tudo relacionado a estiver resolvido.

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